يمكن أن نعرَف مرحلة تخطيط المشروع بأنها عملاً تنظيمياً لأهداف المشروع ومهامه وجداوله وموارده قبل أن يبدأ الفريق في تنفيذ المشروع.
إذا اختار مدير المشروع بدء مشروع وتجاهل مرحلة التخطيط ، فهذه وصفة للفشل, حيث يتم تحديد سوء التخطيط باستمرار على أنه أحد أهم أسباب فشل المشروع.
إذا قمت بفحص السبب الجذري لمعظم هذه الحالات ، فعادة ما يكون السبب هو نقص التخطيط.
لنتعرف سوياً على أهم الفوائد الملموسة للتخطيط الجيد للمشروع:
يسمح لك تخطيط المشروع وطرقه المختلفة بإلقاء نظرة واضحة على المهام الخاصة بالمشروع و علاقاتها قبل البدء في تنفيذ المشروع ، وهذا سيساعدك على تنفيذ المهمة بالترتيب الصحيح وتجنب الأخطاء في المراحل اللاحقة.
تسمح لك خطة المشروع الواضحة بمعرفة عضو الفريق الذي يشرف على المهمة, وسوف تساعدك على توصيل التفاصيل الأساسية.
تسمح خطة المشروع الواضحة لقائد المشروع بتخصيص الموارد لكل مهمة وهذا سيساعد في الحفاظ على الموارد التي تم تخصيصها وبالتالي تجنب الإفراط في التخصيص. الإفراط في التخصيص هو عامل مهم في فشل المشروع.
من أفضل فوائد وجود خطة واضحة تحديد أهدافك وتتبعها ، حيث قال أحدهم إنه لا يمكنك تحقيق هدفك دون رؤيته. أهداف المشروع المحددة بوضوح أسهل بالنسبة للفريق ترجمتها إلى مقاييس كمية للنجاح.
هناك العديد من الأسباب لفشل المشروع ، ولكن من المهم معرفة أن جميع المشاريع الناجحة مرتبطة بخطة مشروع واضحة. على سبيل المثال ، تقول 38٪ من الشركات أن السبب الرئيسي للفشل هو أن أعضاء الفريق مرتبكون بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم الفردية ، و 37٪ من المشاريع تفشل لأن القادة لا يحددون أهداف المشروع ومعالمه بشكل واضح. عندما لا يقوم قادة الفريق بإدارة المتطلبات بشكل فعال ، ستفشل المشاريع في تحقيق أهدافها.
أيضًا ، يمكن استخدام خطة المشروع كأداة قوية لتقييم جميع مخاطر المشروع المحتملة وبالتالي عمل خطة طوارئ للتعامل معها.
ببساطة ، وجود خطة للمشروع تضعك في وضع أفضل من عدم امتلاك واحدة على الإطلاق. يسعى مدراء المشاريع الأذكياء إلى العمل بذكاء وليس بجدية أكبر من خلال إدراك أهمية التخطيط من البداية، حيث أننا كما رأينا تجعل الخطة من السهل (لك وللفريقك) تحقيق أهداف مشروعك مع تجنب الإحباط في المستقبل والوقت الضائع ، وإعادة العمل المكلف.
هل تتطلع إلى التخطيط لمشروعك القادم؟ نحن في شركة فاي للمقاولات يمكننا مساعدتك في مراقبة خطة التنفيذ الفعالة و الخاصة بمشروعك القادم.
